Pek çok çalışanın “ölü zaman” olarak nitelediği iş toplantıları, iş dünyasında haklı olmasa da gayet anlaşılır bir kötü üne sahip- ana konudan sapmalar, gereksiz uzayan tartışmalar, bir noktadan sonra gelen daralma hissi, ve pek de bir yere varamadan geçen saatler…
Online toplantıların yaygınlaşması ile en azından toplantı noktalarına gidip gelirken harcanan zaman geri kazanılmış olsa da, eski usul toplantılar günümüzün modern iş dünyasında hala pek çok insan için bir gerçek. Peki bu toplantıları nasıl daha verimli hale getirebiliriz? Bu soruyu, yazımızın geri kalanında birkaç alt başlıkta cevapladık.
Hazırsanız, işte iş toplantılarınızın daha verimli geçmesi için değerlendirebileceğiniz altın değerinde 5 ipucu…
1- Konuşulacak Konuların Bir Listesini Yapın (ve bu listeyi takip edin!)
Toplantıya başlamadan önce üzerinden geçilecek konuların bir listesinin yapılması ve toplantıda bu liste üzerinden gidilmesi, gereksiz detaylar ile ana temadan uzaklaşmanızı olabildiğince engelleyecektir. Bu konuları en önemliler, orta derece öneme sahip olanlar, ve zaman kalırsa konuşulacaklar şeklinde -ya da siz nasıl isterseniz öyle- gruplayabilir, bu sayede toplantıda önceliklerinize sahip çıkabilirsiniz.
2- Toplantı Bitiş Saatini Net Bir Şekilde Belirleyin
Odadan kimin ne zaman çıkacağı belli olmayınca, herkesin dağılması, konudan uzaklaşması “laf lafı açıyor” dediğimiz ortamın oluşması da daha kolay oluyor. Toplantının bitiş saatini net bir şekilde belirleyip, herkesin bunun farkında olduğundan da emin olup bu saate uyduğunuzda, elinizdeki sürenin de kıymetini daha iyi biliyorsunuz. Böylece gereksiz detaylar atlanıp asıl konuya odaklanmak kolaylaşıyor.
3- Toplantıya Gerekli Kişileri Çağırın (daha fazlasını değil!)
Bir toplantı söz konusu olduğunda “X kişi de gelsin”, ya da “istersen sen de gel” yaklaşımı ne yazık ki çok yaygın. Ne var ki kişi sayısı arttıkça toplantının raydan çıkma olasılığı da arttığından, toplantıya gerekli kişilerin dışında birilerini getirmek hiç iyi fikir değil. Başka bir deyişle, birisine “istersen gel” diyorsanız, büyük ihtimalle gelmese de olur, ve çoğu durumda gelmemesi en iyisi olacaktır!
4- Ara Vermeyi Unutmayın
Çoğu zaman, toplantılar uzadığında ara vermek atlanabiliyor. Özellikle de “bitse de gitsek” düşüncesi hakim olduğunda insanlar toplantıyı tek oturuşta bitirmeye eğilimli olabiliyor. Fakat verilecek bir ara zaman kaybettirir diye düşünmektense insanların biraz temiz hava alıp belki bir şeyler içtikten sonra toplantının geri kalanının çok daha verimli geçeceğini de düşünebiliriz. O yüzden, bir saati aşan toplantılarda saat başı bir on dakikalık ara, herkese iyi gelecektir!
5- Toplantılarınızı Tam Donanımlı Bir Toplantı Odasında Yapın!
Herhangi bir yerde yapılan toplantı ile iş toplantılarına özel olarak tasarlanmış bir toplantı odasında yapılan toplantının aynı verimde geçmesini beklemek gerçekçi olmaz. Bu hem iç mekânın estetik ve konfor anlamında odaklanmayı kolaylaştıracak bir yer olmasıyla, hem de teknik anlamda toplantıya hazır olmasıyla, başka bir deyişle toplantıya katılanları yarı yolda bırakmayacak bir alt yapıya sahip olmasıyla ilgili.
Biz de İyi Çalışanlar Ülkesi Workinton’da, toplantı odalarını tasarlarken bunu düşündük. Workinton’un pek çok şubesinde sizlere kapılarını açan tam donanımlı toplantı odalarında, konforlu ve verimli bir toplantı geçirmeniz için hiçbir detayı atlamadık.
İhtiyacınıza göre saatlik, günlük veya proje bazlı kiralayabileceğiniz, ergonomik mobilyalar ile donatılmış toplantı odalarında projeksiyon cihazı, beyaz tahta, ses sitemi, yüksek hızlı internet, fotokopi/çıktı gibi teknik imkânlar, gün boyu limitsiz çay – kahve ve atıştırmalıklar ve yetkin teknik destek ile, siz de hiç olmadığı kadar verimli iş toplantıları geçirebilirsiniz!
