Çoğu çalışan ve yönetici toplantılarla ilgili büyük hayal kırıklığı yaşıyor. İster toplantı organize edin isterseniz sadece toplantılara katılın. Ne olursa olsun mesleğinizde daha iyi olmak için toplantıları en verimli şekilde kullanmalısınız.
Bunu nasıl mı yapacaksınız?
1. Toplantı gündemini önceden duyurun – öğrenin
Tartışılacak veya konuşulacak konunun belirsiz olması her toplantının başında bir verimsiz bölüm oluşmasına sebep olur, zaman kaybı yaratır. Bu nedenle toplantıda konuşulacak başlıkları içeren bir liste hazırlamak oldukça önemlidir. Bu listenin toplantıya katılacak herkese ulaştığından da emin olmalısınız. Eğer bir toplantıya katılıyorsanız siz de mutlaka toplantı gündemini isteyin.
2. Katılımcı Listesini Gözden Geçirin
Toplantı odasındaki katılımcılar ya verimliliği artırır ya da tamamen yok eder.
Toplantıyı siz organize ediyorsanız katılımcı sayısını sınırlayın. Bir toplantıya katılımcı olarak katılıyorsanız toplantı odasına girmeden önce katılımcı listesini okuyun. Tanıdık olmayan isimleri araştırın. Gerekiyorsa LinkedIn’de aratın.
3. Zaman Yönetimi Yapın
Zaman her zaman verimliliği etkiler. Eğer etkili ve verimli bir toplantı istiyorsanız zamanı iyi kullanmak zorundasınız.
Toplantıyı siz organize ettiyseniz toplantıya zamanında başlayın ve bitirin. Hatta biraz erken bitirmeniz itibarınızı artırabilir. Toplantı katılımcısıysanız olduğunuzda ise toplantı takviminizi erken başlatın. Gün içinde saati birbirine çok yakın olan toplantılardan kaçının.
Toplantı süresini önceden çok uzun olarak belirlememek de önemlidir. Toplantı hakkındaki süre kısıtlamanızı mümkün olduğunca daraltın. Fazladan zaman yerine kısıtlayıcı bir zaman dilimi olması verimi artırabilir.
4. Tartışmalar için “Park Yeri ” kullanın
Park yeri, toplantıları kolaylaştırmak için kullanılan etkileyici bir konsepttir. Buradaki amaç toplantı gündemine dahil olmayan bir konu açıldığında, bu konuyu ‘park edip’ gündemin dağılmamasını sağlamaktır. Ancak park yerinin gerçekten etkili olması için izleme alışkanlığı ile birlikte kullanılması gerekir. Aksi halde toplantınız kötü bir şova dönüşebilir.
Peki, bu kavramı toplantılarınızda nasıl kullanabilirsiniz?
Toplantıyı düzenleyen tarafsanız;
Toplantının başında, herkesin toplantı gündemine odaklamasını beklediğinizi açıklayın. Bu kuralın toplantının verimini artırıp zamanında sonlanmasını sağlayacağını belirtin.
Toplantın gündemini yazılı şekilde önünüzde bulundurun.
Her gündem maddesini gözden geçirin.
Tartışmayı izleyin ve katkıda bulunun.
Birisi gündeme ilişkin olmayan ilginç bir konu ortaya attığında teşekkür edin ve bu konuyu mail olarak gönderirse daha fazla ilgileneceğinizi dile getirin.
Dolayısıyla karşınızdaki kişiyi susturmak yerine onun fikrine değer verdiğinizi gösterirsiniz ve bir yandan da toplantı gündeminin dağılmasını engellersiniz.
5. Önemli Nokta ve Kararları Önceden Paylaşın
Önemli kararların toplantılarda tartışılması kaçınılmazdır. Bu hangi projenin finanse edileceği veya iptal edileceğine ilişkin bir karar olabilir. Toplantının verimini düşürmemek ve toplantı süresini uzatmamak için toplantı öncesinde kararla ilgili bir ön bilgilendirme yapın. Bu zaman alıcı olsa da toplantının verimini düşürmez. Hatta başarı şansınızı artırır.
6. Kendiniz İçin Not Alın
Toplantıda not almak önemli bir beceridir. Ancak bunu yapanların sayısı oldukça az. Toplantılarda not almanın temel nedeni toplantı sırasında yöneltilen herhangi bir soru veya durumu kayıt etmektir.
Notlarınızı elektronik cihaz yerine bildiğimiz not defterine not edin. Böylece gelen bildirimler dikkatinizi dağıtmayacaktır.
Toplantıyı organize ediyor ve katılımcılara toplantı özeti göndermeyi planlıyorsanız, bunu toplantı başında söyleyin ve içeriğini açıklayın.
Eğer katılımcıysanız toplantı gündeminin bir kopyasını yanınızda getirin ve not almak için bu dokümanı kullanın. Not alırken alınan kararlara ve sizi ilgilendiren durumlara odaklanın.
7. Toplantıyı Takip Edin
Toplantı takibi yapmak, Zaman, stres yönetimi ve başkaları üzerinde iyi bir izlenim yaratmak için mükemmel bir yoldur. En iyi sonuçları elde etmek için toplantıyı gününde takip etmek gerekir. Telefon görüşmesi, e- posta gibi. Çok önemli konularda çözüme ulaşmak için takviminizde veya görev yönetimi aracınızda bir not oluşturun.
8 . Toplantı için en uygun ortamı seçin
Toplantının yapılacağı ortam da motivasyon ve verim açısından oldukça önemlidir. Toplantı lokasyonuna ulaşım, ortamın fazla sıcak ya da soğuk olması, ışıklandırmanın kötü olması, gürültü gibi faktörler toplantının tüm motivasyonunu oluşmadan yok eder. Dolayısıyla toplantı için ideal bir ortam seçmek de verimli ve etkili toplantılar için çok önemlidir.
